Politique de confidentialité
Dernière mise à jour: 22 septembre 2023

Les Courtiers ENNA Ltée (hereinafter the “AGENCY”) is governed by the Act respecting the protection of personal information in the private sector (CQLR, c. P-39.1) (“the Act”).

Renseignement personnel
Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Dans le cadre de ses activités professionnelles, l’AGENCE peut recueillir des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse domiciliaire, la date de naissance, les renseignements d’une pièce d’identité, le numéro d’assurance sociale, les renseignements sur les revenus, la situation matrimoniale d’une personne, etc.

Consentement
L’AGENCE collecte, utilise, communique un renseignement personnel avec le consentement de la personne concernée. Pour être valide, ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. La personne qui consent à fournir ses renseignements personnels est présumée consentir à leur utilisation et à leur communication à des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Toute personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels par l’AGENCE. Dans ce cas, si la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat par l’AGENCE, celle-ci pourrait ne pas être en mesure d’acquiescer à une demande de service.

Responsabilité
L’AGENCE est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient dans le cadre de l’exercice des activités du courtage immobilier. Dans ce but, l’AGENCE adopté la politique de confidentialité ainsi que des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels et dont l’objectif est d’encadrer la cueillette, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels.

Collecte des renseignements personnels
The AGENCY collects only such personal information as is necessary to carry out its real estate brokerage activities. For example, this information may be collected for the purposes of carrying out a real estate transaction, record keeping, monitoring of professional practices by the Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ), or any other purpose determined by the AGENCY and made known to the person whose consent is being sought.

L’AGENCE invite les membres de son personnel à expliquer en termes simples et clairs à la personne concernée les raisons de la collecte de ses renseignements personnels et à s’assurer de leur compréhension.

Aux fins de la collecte des renseignements personnels, l’AGENCE encourage les membres de son personnel à utiliser les formulaires standardisés élaborés par l’OACIQ.

L’AGENCE peut aussi recueillir les renseignements personnels verbalement lors de correspondances avec les personnes impliquées dans une transaction ou par le biais de divers documents soumis dans le cadre d’une réalisation d’une transaction immobilière (pièces d’identité, documents financiers, procurations, etc.).

Utilisation et communication des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, les renseignements personnels peuvent être utilisés à d’autres fins, par exemple, dans le but de détecter et de prévenir une fraude, dans le but de fournir un service à la personne concernée.

The AGENCY may be required to communicate personal information to third parties, including suppliers, co-contractors, sub-contractors, mandataries, insurers (such as the Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec [FARCIQ]), professionals, other regulators, or parties outside Québec.

Conservation et destruction des renseignements personnels
Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés ont été accomplies, l’AGENCE doit les détruire, sous réserve d’un délai de conservation prévu par la Loi. À cet égard, les obligations professionnelles de l’AGENCE l’obligent à conserver ses dossiers pendant au moins six (6) ans suivant leur fermeture définitive.

Mesures de sécurité
Lors de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels, l’AGENCE applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels.

Rôles et responsabilités

1.  L’AGENCE

L'AGENCE:

• Assure la confidentialité des renseignements par de bonnes pratiques de gestion de l’information. Plus particulièrement, elle (il) donne des directives, des formations et des instructions aux membres du personnel relatives à la collecte, à l’usage, au stockage, à la modification, à la consultation, à la communication et à la destruction permise des renseignements personnels.
• Déploie les mesures de protection adéquates afin de réduire le risque d’incident de confidentialité, par exemple, la sécurité informatique, la mise à jour des politiques relatives aux renseignements personnels, la formation de son personnel, etc.
• Gère les accès physique et informatique aux renseignements personnels en fonction notamment de leur sensibilité.
• Procède à la destruction sécurisée des renseignements personnels. Plus particulièrement, elle (il) donne des directives ou des instructions aux membres du personnel relatives à la méthode de destruction sécuritaire, aux délais de destruction, etc.

2.  Responsable de la protection des renseignements personnel
In accordance with the Act, the AGENCY has appointed a Person in charge of the protection of personal information. This person is responsible, among other things, for ensuring that the policies are enforced and that they comply with applicable regulations. The name and contact details of this person can be found in the section “Right of access, withdrawal and rectification.”

Le Responsable de la protection des renseignements personnels assume la gestion des incidents de confidentialité et, dans ce contexte, pose des gestes prévus par la Loi.

3.  Membres du personnel
Un membre du personnel de l’AGENCE peut prendre connaissance du renseignement personnel uniquement dans la mesure où cela est indispensable à l’exécution de ses fonctions ou de son mandat. Le membre du personnel de l’AGENCE :

• S’assure de l’intégrité et de la confidentialité des renseignements personnels détenus l’AGENCE.
• Se conforme à toutes les politiques et directives de l’AGENCE sur l’accès, la collecte, l’utilisation, la communication, la destruction des renseignements personnels et sur la sécurité de l’information et respecte les consignes qui lui sont présentées.
• Assure, le moment venu, la destruction sécuritaire des renseignements personnels conformément aux consignes reçues. Signale immédiatement à son supérieur tout acte, dont il a connaissance, susceptible de constituer une violation réelle ou présumée des règles de sécurité relatives aux renseignements personnels.

Droit d’accès, de retrait et de rectification
Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander d’avoir accès aux renseignements personnels la concernant détenus par l’AGENCE. Une personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels. Ce retrait est alors consigné par écrit.

Une personne peut demander de corriger, dans un dossier qui la concerne, des renseignements personnels qu’elle estime inexacts, incomplets ou équivoques.

L’AGENCE peut refuser une demande d’accès ou de rectification dans les cas prévus par la Loi.

Demandes et/ou plaintes
Pour faire une demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels ou pour soumettre une plainte relativement au traitement des renseignements personnels, veuillez communiquer avec : Angelo Marguglio au 514-384-3400 ou angelo@enna1.com.

Changes to this Notice
We recognize that information privacy is an ongoing responsibility. For this reason, we may, from time to time, make changes to this Notice. The “Last Modified” date at the top of this page indicates when this Notice was last revised. Any changes to this Notice will become effective when we post a revised version of this Notice on this page unless otherwise specified. We encourage you to visit this page frequently to stay informed of any changes to this Notice.