Politique de confidentialité
Dernière mise à jour: 22 septembre 2023

Les Courtiers ENNA Ltée (ci-après « L’AGENCE ») est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (la Loi).

Renseignement personnel
Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Dans le cadre de ses activités professionnelles, l’AGENCE peut recueillir des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse domiciliaire, la date de naissance, les renseignements d’une pièce d’identité, le numéro d’assurance sociale, les renseignements sur les revenus, la situation matrimoniale d’une personne, etc.

Consentement
L’AGENCE collecte, utilise, communique un renseignement personnel avec le consentement de la personne concernée. Pour être valide, ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. La personne qui consent à fournir ses renseignements personnels est présumée consentir à leur utilisation et à leur communication à des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Toute personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels par l’AGENCE. Dans ce cas, si la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat par l’AGENCE, celle-ci pourrait ne pas être en mesure d’acquiescer à une demande de service.

Responsabilité
L’AGENCE est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient dans le cadre de l’exercice des activités du courtage immobilier. Dans ce but, l’AGENCE adopté la politique de confidentialité ainsi que des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels et dont l’objectif est d’encadrer la cueillette, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels.

Collecte des renseignements personnels
L’AGENCE ne collecte que des renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités dans le domaine du courtage immobilier. À titre d’exemple, il peut s’agir de renseignements collectés aux fins de la réalisation d’une transaction immobilière, aux fins de la tenue des dossiers, de la surveillance de la pratique professionnelle par l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (l’OACIQ) ou toute autre fin déterminée par l’AGENCE et portée à la connaissance de la personne dont on demande le consentement.

L’AGENCE invite les membres de son personnel à expliquer en termes simples et clairs à la personne concernée les raisons de la collecte de ses renseignements personnels et à s’assurer de leur compréhension.

Aux fins de la collecte des renseignements personnels, l’AGENCE encourage les membres de son personnel à utiliser les formulaires standardisés élaborés par l’OACIQ.

L’AGENCE peut aussi recueillir les renseignements personnels verbalement lors de correspondances avec les personnes impliquées dans une transaction ou par le biais de divers documents soumis dans le cadre d’une réalisation d’une transaction immobilière (pièces d’identité, documents financiers, procurations, etc.).

Utilisation et communication des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, les renseignements personnels peuvent être utilisés à d’autres fins, par exemple, dans le but de détecter et de prévenir une fraude, dans le but de fournir un service à la personne concernée.

L’AGENCE peut être tenue de communiquer les renseignements personnels à des tiers, par exemple, aux fournisseurs, aux cocontractants, aux sous-traitants, aux mandataires, aux assureurs (comme le Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec [le FARCIQ]), aux professionnels, à d’autres régulateurs, ou à l’extérieur du Québec.

Conservation et destruction des renseignements personnels
Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés ont été accomplies, l’AGENCE doit les détruire, sous réserve d’un délai de conservation prévu par la Loi. À cet égard, les obligations professionnelles de l’AGENCE l’obligent à conserver ses dossiers pendant au moins six (6) ans suivant leur fermeture définitive.

Mesures de sécurité
Lors de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels, l’AGENCE applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels.

Rôles et responsabilités

1.  L’AGENCE

L'AGENCE:

• Assure la confidentialité des renseignements par de bonnes pratiques de gestion de l’information. Plus particulièrement, elle (il) donne des directives, des formations et des instructions aux membres du personnel relatives à la collecte, à l’usage, au stockage, à la modification, à la consultation, à la communication et à la destruction permise des renseignements personnels.
• Déploie les mesures de protection adéquates afin de réduire le risque d’incident de confidentialité, par exemple, la sécurité informatique, la mise à jour des politiques relatives aux renseignements personnels, la formation de son personnel, etc.
• Gère les accès physique et informatique aux renseignements personnels en fonction notamment de leur sensibilité.
• Procède à la destruction sécurisée des renseignements personnels. Plus particulièrement, elle (il) donne des directives ou des instructions aux membres du personnel relatives à la méthode de destruction sécuritaire, aux délais de destruction, etc.

2.  Responsable de la protection des renseignements personnel
Conformément à la Loi, l’AGENCE a nommé le Responsable de la protection des renseignements personnels. Il s’assure notamment que les présentes politiques sont respectées et qu’elles sont conformes à la réglementation applicable. Le nom et les coordonnées de cette personne figurent dans la section « Droit d’accès, de retrait et de rectification ».

Le Responsable de la protection des renseignements personnels assume la gestion des incidents de confidentialité et, dans ce contexte, pose des gestes prévus par la Loi.

3.  Membres du personnel
Un membre du personnel de l’AGENCE peut prendre connaissance du renseignement personnel uniquement dans la mesure où cela est indispensable à l’exécution de ses fonctions ou de son mandat. Le membre du personnel de l’AGENCE :

• S’assure de l’intégrité et de la confidentialité des renseignements personnels détenus l’AGENCE.
• Se conforme à toutes les politiques et directives de l’AGENCE sur l’accès, la collecte, l’utilisation, la communication, la destruction des renseignements personnels et sur la sécurité de l’information et respecte les consignes qui lui sont présentées.
• Assure, le moment venu, la destruction sécuritaire des renseignements personnels conformément aux consignes reçues. Signale immédiatement à son supérieur tout acte, dont il a connaissance, susceptible de constituer une violation réelle ou présumée des règles de sécurité relatives aux renseignements personnels.

Droit d’accès, de retrait et de rectification
Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander d’avoir accès aux renseignements personnels la concernant détenus par l’AGENCE. Une personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels. Ce retrait est alors consigné par écrit.

Une personne peut demander de corriger, dans un dossier qui la concerne, des renseignements personnels qu’elle estime inexacts, incomplets ou équivoques.

L’AGENCE peut refuser une demande d’accès ou de rectification dans les cas prévus par la Loi.

Demandes et/ou plaintes
Pour faire une demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels ou pour soumettre une plainte relativement au traitement des renseignements personnels, veuillez communiquer avec : Angelo Marguglio au 514-384-3400 ou angelo@enna1.com.

Modifications apportées à cet avis
Nous reconnaissons que la confidentialité des informations est une responsabilité permanente. Pour cette raison, nous pouvons, de temps à autre, apporter des modifications à cet Avis. La date de « Dernière mise à jour » en haut de cette page indique la date à laquelle cet avis a été révisé. Toute modification apportée à cet avis entrera en vigueur lorsque nous publierons une version révisée de cet avis sur cette page, sauf indication contraire. Nous vous encourageons à visiter cette page fréquemment pour rester informé de toute modification apportée à cet avis.